Şirket mailleri için kullanılabilecek teknoloji ve yöntemler

POP3 (Post office protocol)

POP3 (Post office protocol), emailleri serverdan çekip lokal bilgisayarınızda(masaüstü, laptop vb.) saklamanıza olanak veren, çektiğiniz zaman serverda ki mailleri silmeye olanak veren, webmail ve diğer email sağlayıcıları tarafından başka bilgisayarladan erişim sağlamayan email protokolüdür. Pop3 mail serverlar tarafından oldukça popüler olmasının sebebi kolaylığı ve görevleri az hata oranıyla yerine getirebilmesidir.Bu programa mail ayarlarınız POP3 olarak kayıt edilerek maillerinizin mail sunucudan bilgisayarınıza iletilmek suretiyle kayıt edilmesi sağlanmalı.Bu sistemde tüm mailler bilgisayarınızda depolanır ve sunucuda mail barındırılmaz.

IMAP protokolü

Eğer bilgisayarınızın yanında birde telefon kullanıyorsanız, o zaman telefonlarınız için IMAP protokolü ile mail kontrolü sağlanmalı ve bilgisayarınızda POP3 protokolü ile mail kontrol edilmeli

Mailler lokal bilgisayara indirilemez sadece server üzerinde saklanır. Yani günümüzde ki CLOUD sisteminin bir nevi özeti gibidir. POP protokolüne göre daha yeni bir sistemdir. POP3 ile arasında ki en büyük fark IMAP mailleri size server üzerinden gösterir. Yani lokal bilgisayarınızda saklama yapmaz. IMAP protokolünde maillerinizi kontrol ettiğinizde bilgisayarınızda hiç birşey saklanmaz, tüm veriler server üzerindedir.

POP3 (Post office protocol) ile IMAP protokolünü karşılaştırma:

Örneğin size 1 mail gönderildiğini düşünelim,

Mail önce web sunucunuza gelir.

Sonra bilgisayarda gönder/al derseniz ve hemen akabinde mail web sunucudan bilgisayarınıza iner ve artık sunucuda kalmaz.Dolayısıyla sıralama olarak 2.sırada telefondan bakmak isterseniz o zaman artık telefonda maili göremezsiniz

Ama sıralamada önce telefondan baksaydınız o zaman maili telefonda görürdünüz ve daha sonra bilgisayardan gönder / al dediğinizde maili o zaman bilgisayara indirirdi. Dolayısıyla bilgisayar kontrolünün öncesinde maili telefonda görebiliyorken sonrasında göremiyorsunuz. Bu durumlara ek olarak,Eğer Outlook programında sunucuda 5 gün mailler kalsın sekmesi seçilirse o zaman bilgisayardaki Outlook programında kontrol yapılsa dahi son 5 günki mailleri sunucuda bırakır ve 5 günden sonra olanları siler. 5 gün içinde gönderilen mailler sunucuda kaldığı için telefonda da bu mailler kontrol edilebilir.Çok mail atıp alan kişiler için sunucuda mailleri bırakmak, kotanın dolmasına ve bu vesile ile sunucuya yeni mail alınmamasına neden olabilir.

Microsoft Exchange;

Microsoft Exchange; işletmeniz ihtiyaçları için online çözümler sunar. Bir gecede buluta geçerek kolaylıkla şirket içinde mail dağıtımı yapın veya karma bir dağıtımı yönetin. Kolay kullanımlı, web tabanlı Exchange yönetim merkezinden veri kaybı önleme ve Office 365 Grupları gibi güçlü özellikleri yönetin. Rol tabanlı erişim, Exchange’i verimli bir şekilde yönetmenize ve görevlere temsilci atamanıza yardımcı olur. Exchange arşivleme özelliği, büyük posta kutuları ve bekletme ilkeleriyle, kullanıcılarınıza ait önemli verileri tek bir yerde tutabilir, depolama ve uyumluluk taleplerini denetim altına alabilirsiniz.

Microsoft Exchange, şirket içi uyumluluğu ve yasal düzenleme uyumluluğunu basitleştirerek iş iletişimini ve gizli bilgileri korumaya yardımcı olur. Veri kaybını önleme özelliği, derin içerik çözümlemesi yaparak gizli verileri tanımlar, izler ve korur. Outlook İlke İpuçları, gizli veriler gönderilmeden önce ilke ihlalleri konusunda kullanıcıları bilgilendirir. Uyumluluktan sorumlu ekibiniz eBulma Merkezi’nden Yerinde eBulma’yı Exchange, SharePoint ve Skype Kurumsal için çalıştırarak kuruluş verilerinizi tanımlayabilir, ayrı tutabilir ve çözümleyebilir. Veriler hep aynı yerde kaldıklarından ayrı bir veri depolaması yönetmeniz gerekmez.

Microsoft Exchange birden fazla cihaz arasında iletişim hacmini arttırmanıza ve ekip olarak daha verimli çalışmanıza yardımcı olarak daha üretken olmanızı sağlar. İlgili ve önemli iletilere odaklanarak çalışma şeklinize göre kurallar belirleyen bir posta kutusuyla daha fazlasını, daha kısa sürede yapabilirsiniz. Ekibinizle daha fazlasını başarmanız için ihtiyacınız olan kişileri, bilgileri ve araçları bağlayan Office 365 Grupları ile iş birliğini kolaylaştırın ve geliştirin. Grup gelen kutusu, takvim ve sohbet özelliği ile ekipleriniz kendi düzenlemelerini yaparak işlerine devam edebilirler. OneDrive İş ile grupta dosya paylaşmak kolaydır; gerçek zamanlı olarak iş birliği yapmanıza imkân sağlayarak bir dosya güncellendiğinde tüm ekip üyeleri otomatik olarak bilgilendirilir. iOS ve Android için Outlook uygulamasını veya Outlook Web App’i kullanarak cihazlarınızdan içeriklere, konuşmalara, görevlere ve planlara erişebilirsiniz.

Pop3 ve ActiveSync(Exchange Online) arasındaki farklılıklar: