Fatura Modülü, E-İrsaliye Kullanımı

e-İrsaliye kullanmak zorunlu mu?

19 Ekim 2019'da yayımlanan 509 sıra nolu VUK Genel Tebliği doğrultusunda e-İrsaliye uygulaması kullanımına zorunluluk getirilmiştir. Zorunluluk kapsamını buradan görebilirsiniz. e-İrsaliye uygulaması 1/1/2018'den itibaren kullanılabilmektedir.

Kimler e-İrsaliye uygulamasını kullanabilir?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı her mükellef istemesi halinde e-İrsaliye uygulamasına gerekli başvuruları yaparak dahil olabilir.

e-İrsaliye'yi kim düzenleyecek?

e-İrsaliye düzenleme yükümlülüğü malı taşıyan/taşıttırana aittir.
Malın alıcısı tarafından taşındığı/taşıttırıldığı durumda: ALICI,
Malın satıcısı tarafından taşınıp/taşıttırılması durumunda: SATICI
e-irsaliyeyi düzenler.
Mağazadan alınan mallarda alıcı taşıyor olsa bile satıcının verdiği irsaliye geçerlidir.

e-İrsaliye kullanıcısı olmayana nasıl irsaliye düzenleyeceğim?

e-İrsaliye kullanıcılarının, mal sevkiyatları için uygulamaya başladıkları ayın sonundan itibaren alıcının uygulamaya dahil olup olmadığına bakmaksızın tüm müşterilerine e-irsaliye düzenlemeleri zorunlu kılınmıştır. Uygulamaya dahil olmayan alıcılar için sevk irsaliyesi elektronik ortamda e-irsaliye olarak doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecek olup 3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecek. Bu durumda bahsi geçen e-irsaliyenin düzenleyicisi tarafından harici elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kâğıt çıktı verilmek sureti teslim edilmesi esastır.

e-İrsaliye uygulamasına geçtiğimde e-Faturanın kağıt çıktısını irsaliye olarak kullanabilecek miyim?

433 nolu VUK tebliğine göre, teslim anında düzenlenmesi kaydıyla, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura çıktıları, düzenlenme tarihi yanında düzenleme saat ve dakikasının da yazılması halinde irsaliye yerine geçmektedir. e-İrsaliye uygulamasına geçilmesi halinde bu özellik kullanılmaya devam edecektir.

e-İrsaliye uygulamasına geçtiğimde e-İrsaliye kullanıcılarına matbuu irsaliye de düzenleyebilecek miyim?

Mükellefler, uygulamaya dahil oldukları ayın sonuna kadar kayıtlı kullanıcılara, kağıt ortamda da irsaliye düzenleyebileceklerdir. Ancak aynı işlem için elektronik veya kağıt ortamdaki belgelerden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. e-İrsaliye uygulamalarına dahil olunan ayın bitiminden itibaren, belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi zorunludur.

e-Fatura kullanıcısıyım ama irsaliye düzenleme zorunluluğum yok, yine e-İrsaliyeye geçebilir miyim?

Evet, Tebliğe göre e-Fatura kullanıcısı olan her firmanın e-İrsaliye kullanıcısı olması mümkündür. Hizmet satışı yapanlar irsaliye düzenlemez, ancak ekonomide bir mal alıcısı konumunda oldukları için irsaliyeyi elektronik ortamda almaları imkan dahilindedir.

Mükellef e-Fatura'da entegrasyon ya da GİB portal kullanırken e-İrsaliye'de özel entegratör kullanabilir mi?

Hayır, e-Fatura uygulaması hangi yöntemle kullanılıyorsa e-İrsaliye de aynı yöntemle kullanılmalıdır.

e-İrsaliye kullanmaya nasıl başlayabilirim?

özel entegratör kullanan firmaların e-İrsaliye kullanımına başlaması için entegratör firma tarafından hesap açım işlemi yapılır. "e-İrsaliye özel Entegrasyon İzni" bulunan kurumlar listesi http://www.efatura.gov.tr/eirsaliyeozelentegratorlerlistesi.html adresinde yayımlanmıştır.

e-Defter'de olduğu gibi e-İrsaliye'de mali mührümü kullanacak mıyım?

Hayır. özel entegratörler e-Fatura'da olduğu gibi e-İrsaliye'de de sizin adınıza imza yetkisine sahip olduğundan irsaliyelerin imzalanmasında mali mührünüze ihtiyaç yok. Sadece bir kereye mahsus olmak üzere e-İrsaliye kullanmaya başlayacağınız zaman hesabınızı aktif etmek için mali mührünüz kullanılacaktır.

Alıcı firmanın e-İrsaliye mükellefi olduğunu nasıl kontrol edebiliriz?

VisionPlus e-İrsaliye sistemi bu listeyi portaldan, web servisten ve FTP'den otomatik olarak sağlamaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tıpkı e-Fatura'da olduğu gibi e-İrsaliye'de de kayıtlı mükellef listesini (vergi numarası-unvan) yayınlamaktadır.

Depolarım arası yaptığım sevkiyatlar da e-İrsaliye kapsamında mıdır?

Evet. Depolar arası sevkiyat da bir mal hareketi olduğu için gönderici ve alıcı bilgileri şirketinizin bilgileri olacak şekilde e-İrsaliye düzenlemelisiniz.

Hem e-Arşiv Fatura hem de e-İrsaliye kullanıcısıyım. Bu durumda süreci nasıl işletmeliyim?

Eğer irsaliye kestiğiniz firma e-İrsaliye mükellefiyse faturayı ve irsaliyeyi ayrı ayrı düzenlemeniz gerekmektedir; eğer alıcı e-İrsaliye kayıtlı kullanıcısı değilse sanal kullanıcı üzerinden e-irsaliye kesilecektir.

e-İrsaliye ne zaman düzenlenecektir?

e-İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce (alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiili sevki sırasında muhtelif müşteriler adına kağıt ortamda irsaliye düzenlenmesi ve malın asıl muhatabına teslimi sırasında düzenlenecek e-İrsaliyeler hariç olmak üzere) düzenlenmesi ve GİB sistemlerine başarılı olarak iletilmesi yeterlidir.

e-İrsaliye üzerine yazılan fiili sevk tarih ve zamanında (saat ve dakika) sevkiyat yapılabilecek mi?

Kağıt irsaliye sürecinde depodan mal çıkışında irsaliye üzerine kaşe vurularak fiili sevk tarihi sonradan yazılabiliyordu. Ancak e-İrsaliyede mali mühür kullanılarak değişmezlik sağlandığından sonradan bir değişiklik mümkün değildir. Planlanan sevk tarihi yazılmalıdır.

e-İrsaliye'de onay süreçleri nasıl olacak?

e-İrsaliye'de belge bazında kabul/kısmi kabul yanıtı verilebileceği gibi; irsaliyedeki ürün satırı bazında kabul/kısmi kabul yanıtı verilebilecektir. Yanıt verilen ürün satırı için aşağıdaki bilgiler irsaliyeyi oluşturan firmaya gönderilebilecektir:

Teslim alınan mal adedi
Eksik olan mal adedi
Kabul edilmeyen mal adedi
Reddedilme sebebi kodu ve açıklaması
Fazla teslim alınan mal adedi
Teslim alma tarihi
Geç teslim edilmesi durumunda şikayet kodu ve açıklaması

e-İrsaliye uygulamasında sevkiyata ne zaman başlayabilirim?

Uygulamada "e-İrsaliye GİB tarafından iletildi" sistem mesajı alınınca sevkiyat yapılabilir.

Sistemde kabul ya da red yanıtı ne zaman gelir?

Kabul ya da red yanıtı, mal teslim edildikten sonra gelecektir.

Firmaların kime ve ne miktarda satılacağı belli olmayan malları, kendi dağıtım araçlarıyla taşıyarak, alıcının lokasyonunda satışını yaptığı durumlarda (sıcak satış) e-İrsaliye nasıl düzenlenecek?

Araçta bulunan mallar için, muhatabı "muhtelif müşteriler" olan kağıt irsaliye düzenlenecektir. Araç bu irsaliye ile sevkiyata çıkacaktır. e-İrsaliye kullanıcılarına e-İrsaliye ile teslim yapılacak veya teslim anında e-Fatura kesilecektir.

e-İrsaliyede karekod kullanmak zorunlu mu, ne işe yarar?

Karekod kullanmak zorunludur. Karekod, e-İrsaliyenin sorgulanmasına, doğrulanmasına ve görüntülenmesine imkan vermelidir.

e-İrsaliyede, araçta e-İrsaliyenin kağıt çıktısı bulunması zorunlu mudur? Kaç adet?

Evet zorunludur, herhangi bir kağıda basılmış bir adet örneği ıslak imzalı olmak koşuluyla sevkiyat sırasında araçta bulunmalıdır. Ancak sevkiyat tamamlandıktan sonra bu kağıt nüshanın saklanmasına gerek yoktur.

e-İrsaliye yanıtı ile yapılan kısmi kabul / kısmi red durumlarında, kabul edilmeyen malların satıcısına geri gönderiminde yeni bir e-İrsaliye düzenlenmeli midir?

e-İrsaliye yanıtı ile yapılan kısmi kabul durumlarında, kabul edilmeyen malların satıcısına geri gönderimi için ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda malı taşıyan/taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekecektir.

e-İrsaliyenin, alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde, alıcısı tarafından e-İrsaliye yanıtı ile ret edilmesi durumunda yeni bir irsaliye düzenlenecek midir?

e-İrsaliyenin, alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde, alıcısı tarafından e-İrsaliye yanıtı ile ret edilmesi mümkündür. Ancak ret işleminin malın fiili sevkinden önce yapılması gerekmektedir.

İrsaliye düzenlediğimiz mallar bir tıra sığmadığında ne yapılması gerekiyor?

İlk olarak, düzenlediğiniz irsaliyeyi GİB'e göndermediyseniz siz iptal edebilirsiniz, gönderdiyseniz sevkiyat başlamadan alıcı iptal edebilir ve ardından son duruma göre yeni irsaliye düzenlemek gereklidir.

İhracatta e-ihracat faturası düzenlerken e-irsaliye mi matbu irsaliye mi düzenlenecek?

Muhatap e-irsaliye kullanıcısı olmadığı için matbu irsaliye düzenlenecektir. İhracat serbest bölgeye yapılıyorsa, alıcı e-İrsaliye kullanıcısı ise, e-irsaliye ile teslim yapılabilir. Yine istenirse (GİB tarafından uygulamaya alınmasını takiben) sanal kullanıcı kullanma yoluna giderek e-irsaliye de düzenlenebilir.

e-Faturaları "irsaliye yerine geçer" şeklinde kullanıyorduk. Yine aynı şekilde e-Fatura üzerinden çıktı alarak irsaliye olarak kullanabilir miyiz?

İrsaliye yerine geçen e-fatura ve e-arşiv fatura kullanıyorsanız, ayrıca e-irsaliye düzenlemek gerekli değildir. Ancak, e-fatura ve e-arşiv faturanın irsaliye olarak kullanılabilmesi için teslim anında düzenleniyor olması gereklidir. Teslim etmek üzere malı araca koymak da bir teslimdir ama faturanın o anda düzenleniyor olması gereklidir. (e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur.)

Bedelsiz verilen ürünler için e-İrsaliye sistemi üzerinden e-irsaliye düzenlemek ve/veya düzenlenen e-irsaliyeye cevap vermek gerekir mi?

Evet, bedelsiz de olsa bir işletmeden diğer bir işletmeye mal sevkiyatını doğuran durumlarda sevk irsaliyesi (taraflar e-İrsaliye uygulaması kullanıcısı ise e-İrsaliye olarak) düzenlenmesi gerekmektedir. Bu suretle bedelsiz olarak verilen mallar için düzenlenecek sevk irsaliyelerinde söz konusu malların işletmeye bedelsiz olarak verileceğinin açıklama kısmında belirtilmesi gerekmektedir. e-İrsaliye uygulamasında alıcı tarafından e-irsaliye yanıtı dönmesi ihtiyari olup, zorunlu değildir.